Gartner heeft een online onderzoek uitgevoerd met 66 referentieklanten van Workforce Management. De resultaten van dit onderzoek zijn in dit artikel samengevat.

De technologische voordelen, de toenemende ontwikkeling en acceptatie van mobiele technologie én de behoefte aan data-analyses, zorgen voor verandering in de Workforce Management applicaties.

Belangrijkste bevindingen
– De acceptatie van mobiele applicaties voor managers groeit met 33% gedurende de komende 2 jaar.
– Het gebruik van rapportage- en een flexibele planningsmodule zal in de komende 12 maanden belangrijker worden dan de tijdregistratiemodule.
– Ondanks de ontwikkelingen en hoge acceptatie van mobiele applicaties voor de medewerkers, gebruikt maar een klein percentage van de medewerkers een smartphone voor tijdregistratie.

Basismodules
De basismodules van Workforce Management zijn:
– Tijdregistratie;
– Verlof- en verzuimmanagement;
– Rapportages;
– Personeelsplanning.

Deze modules zijn voor organisaties, die bekend zijn met Workforce Management oplossingen, niet verrassend. Wat wel opmerkelijk is, is dat de komende twee jaar het gebruik van tijdregistratie minder snel zal groeien dan de overige 3 modules. Dit kan wijzen op de mogelijkheid dat de Workforce Management applicatie in de toekomst niet meer alleen zal worden ingezet voor het registreren van aan- en afwezigheid van de medewerkers maar ook voor het maken van planningen door gebruik te maken van rapportages. De Workforce Management applicatie zal niet langer alleen gebruikt worden voor het registreren van de aanwezigheden, maar meer voor het registreren van planningen.

Nieuwe trend
Mobiele applicaties zijn de afgelopen jaren een trend geworden binnen HR. Het is dan ook niet vreemd dat een zeer hoog percentage van de medewerkers gebruik maakt van een mobiele applicatie. Wat wel verrassend is op het gebied van mobiele applicaties, is het verschil tussen werknemers en managers. Het gebruik is namelijk veel lager bij de managers dan bij de werknemers. Een mogelijke verklaring is dat organisaties eerst hebben geïnvesteerd in mobiele applicaties voor hun medewerkers, nu de meerwaarde hebben ingezien en het doorvoeren naar de managers. Uit het onderzoek van Gartner blijkt dat de acceptatie van mobiele applicaties de komende twee jaar alleen maar zal toenemen . De verwachting is dan ook dat mobiele applicaties tot de kernmodules van de Workforce Management applicatie zullen behoren binnen de komende twee tot vijf jaar.

Flexibele planningstool
Het uitlenen van een medewerker binnen een organisatie zal steeds gebruikelijker worden. Dit vereist een flexibele planningstool. Het uitlenen van medewerkers biedt voordelen voor de betrokkenheid van de medewerkers en het verhoogt de productiviteit. Dit geldt voor zowel vaste als voor tijdelijke medewerkers.

De grootste acceptatie voor een uitleenmodule komt voor in de Retail en Hospitality. Naast het uitlenen van personeel wordt het ook steeds belangrijker om planning af te stemmen op het werkaanbod. Met name in logistieke omgevingen is de workload niet gelijkmatig over de werkdag verdeeld. Dit vereist zeer veel flexibiliteit van de planningstool. Een flexibele planningstool wordt dus steeds belangrijker binnen de Workforce Management.

Tijdregistratie
Ondanks de hoge acceptatie van de mobiele applicaties, maakt maar slechts een klein deel van de medewerkers daadwerkelijk gebruik van tijdregistratie via de mobiele applicatie. Hiervoor zijn verschillende oorzaken aan te wijzen.
– De werkgever wil de zekerheid dat een werknemer alleen op de werkplek kan in- en uitklokken. Ondanks alle technische mogelijkheden zoals geofencing kan de locatie van de smartphone niet altijd gegarandeerd worden.
– Niet alle medewerkers hebben de beschikking over een smartphone waarop een Workforce Management applicatie geïnstalleerd kan worden.

Beslissingscriteria
De gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers en managers is in de afgelopen 5 jaar belangrijker geworden. Organisaties leggen meer verantwoordelijkheid in de handen van de gebruikers. Voor de acceptatie van de applicaties moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Naast de kwaliteit en de performance wordt de gebruiksvriendelijkheid van een applicatie een steeds belangrijker beslissingscriterium.

Wilt u meer weten over dit onderwerp of een afspraak maken voor een kennismakingsgesprek? Bel ons op +31(0)345 473 259 of mail naar sales@softbrick.nl.