Voorheen waren er drie voorname redenen voor organisaties om gebruik te blijven maken van Excel in plaats van een Workforce Management oplossing te implementeren. Zo speelden de kosten een grote rol, de slechte gebruiksvriendelijkheid en ook het gebrek aan nauwkeurigheid om de kosten en moeite te compenseren.

Door gebruik te maken van een Workforce Management oplossing wordt de belangrijkste kostenpost -personeel- verlaagd en kunnen voor altijd beheerd worden. Het resultaat: inzicht in tijd – rendement uit arbeid. Vanwege een uitgekiende manier van budgetteren, normeren, roosteren, personeelsplanning en tijdregistratie is het mogelijk om binnen een kort tijdsbestek grip te krijgen op de organisatie en de kosten. Tegenwoordig zien organisaties dan ook steeds meer de voordelen van een geïntegreerde oplossing.

Het is bewezen dat de investering snel is terugverdient door ROI (return on investment). De Workforce Management software wordt steeds gebruiksvriendelijker en het biedt een hoge mate van nauwkeurigheid door gebruik te maken van historische en real-time gegevens. Met het optimaliseren van medewerkersproductiviteit en het reduceren van personeelskosten kunnen organisaties de service leveren die van ze wordt gevraagd en hun kosten fors verlagen. Al met al is Workforce Management de meest nauwkeurige, easy-to-use en rendabele oplossing voor bedrijven die graag hun medewerkers beter willen beheren en roosteren.

Toch blijven veel middelgrote bedrijven trouw aan Excel voor het dagelijks plannen en roosteren van hun medewerkers in plaats van gebruik te maken van Workforce Management software. Tegenwoordig is Workforce Management noodzakelijk voor bedrijven die groeien of graag willen groeien. Workforce Management is een must-have tool die een effectieve afstemming tussen de workload en personele inzet mogelijk maakt.

Tijdbesparend proces
Planners zijn nog altijd veel tijd kwijt bij het handmatig opstellen van schema’s en roosters en van het controleren ervan. Excel is erg makkelijk in codering, maar minder open en flexibel dan Workforce Management software. Zo kan Workforce Management bijvoorbeeld omgaan met de meerdere vaardigheden van een medewerker en zijn de begin- en eindtijden makkelijk in te stellen. Planners moeten in Excel steeds nieuwe sheets en formules aanmaken voor alle variabelen waarbij ze meer en meer bestanden krijgen, hebben ze vaak te maken met dubbele systemen en wordt de planning in Excel uitgeprint en opgehangen. Met Workforce Management wordt er altijd gewerkt vanuit één systeem en zijn alle variabelen al gecodeerd, hierdoor hebben organisaties geen last meer van overmatig veel bestanden en hebben managers altijd een actueel overzicht van alle uren.

Grotere kans op menselijke fouten
Met Excel is er een grote kans dat er met een verkeerde muisklik een formule wordt verwijderd of door een computerstoring jaren van Excelsheets kwijtraken. Zodra zich er een probleem voordoet in het complexe web van cellen en formules, is het bijna onmogelijk om erachter te komen waar het oorspronkelijke probleem ligt en wie er verantwoordelijk voor is. Met een Workforce Management web-based oplossing in de cloud (SaaS) is hier geen sprake meer van. Managers kunnen hiermee, met hun eigen login, toegang krijgen waar en wanneer ze willen en gaan er nooit gegevens verloren.

Toegevoegde waarde Workforce Management
Waar Excel zijn beperkingen heeft, liggen bij Workforce Management de sterke punten. Op elk niveau en in elke rol binnen een organisatie zullen de voordelen worden ervaren van de Workforce Management oplossing. Managers kunnen op de dag zelf nog eenvoudig het rooster wijzigen met Intra Day Scheduling als blijkt dat er bijvoorbeeld een medewerker ziek is. Het kunnen toewijzen van de juiste medewerker, met de juiste kwalificaties, op het juiste moment en met de juiste kosten, helpt de managers direct te reageren op wisselende capaciteit behoefte zonder aan de kwaliteit in te boeten. Behalve de basis Workforce Management oplossing zijn er ook nog veel mogelijke add-ons toe te voegen om de oplossing zo passend mogelijk bij de organisatie te maken.

Tijd en geld besparing
De automatisering van het plannen en de forecasting met Workforce Management betekent dat managers zich meer kunnen focussen op de zakelijke doelstellingen. Ook wordt er minder tijd besteedt aan het vaststellen of het vinden van problemen. Gedigitaliseerde verlofaanvragen, goedkeuringen van afwijkende werktijden en geautomatiseerde interfaces met HR- & Payroll systemen vereenvoudigen administratieve processen en besparen kostbare tijd van managers en medewerkers. Met Workforce Management hebben organisaties altijd de hulp van consultants en een supportafdeling beschikbaar.

Werkt u nog met Excel en wil je weten welke mogelijkheden een Workforce Management oplossing voor uw organisatie kan hebben? Onze accountmanagers bespreken dit graag met u. Bel ons op +31(0)345 473 259 voor een kennismakingsgesprek of mail naar sales@softbrick.nl.