PSV

OPDRACHTGEVER: PSV
CONTACTPERSOON:
Marc van de Laar
OPLOSSING: SOFTBRICK WFM HOSPITALITY

VRAAGSTELLING:
Het proces van het plannen en het verwerken van de overige zaken rondom de stewards, is erg arbeidsintensief. Daarbij is het handmatige verwerking erg fout- en fraudegevoelig.

OPLOSSING
PSV maakt al jaren voor het plannen van steward met grote tevredenheid gebruik van Softbrick. Waar voorheen alles via handmatige in Excellijsten werd bijgehouden, worden de bijna 500 personeelsleden nu in Softbrick gepland en vinden alle berekeningen automatisch plaats. Iedere wedstrijd bespaart PSV dan ook veel kosten.

Voordat PSV ging samenwerken met Softbrick, werd alles handmatig gedaan. Een fout- en fraudegevoelig proces, wat bovendien erg arbeidsintensief was. Middels het verzamelen van de handtekeningen, kon er worden bijgehouden wie van de vrijwilligers wel of niet hun vergoeding gehad hadden.

BEHAALDE DOELEN:
PSV heeft nu veel beter inzicht in de maandelijkse stewardkosten en er kan per wedstrijd een rapport gedraaid worden. Voor de administratie is het nu in een oogopslag duidelijk, welke differentiatie er zijn in de kosten voor de Nederlandse en de Europese competitie. Ook er er een compleet overzicht welke kosten er voor een wedstrijd van Jong PSV gemaakt worden. De kosten kunnen daardoor beter bewaakt worden. Er is ook goed inzicht in de verschillen tussen bijvoorbeeld een wedstrijd van PSV of een optreden van Guus Meeuwis. Ook lopen er iedere dag twee mensen rond om de technische dienst te ondersteunen, waar een aparte kostenplaats voor gebruikt wordt.

PLANNING
Een paar dagen voor een wedstrijd, worden de standaarduren in Softbrick gezet. Op de wedstrijddag klokken de stewards in en uit. Daardoor is PSV in staat snel te zien wie er gewerkt heeft en voor hoelang. Alles wat meer geklokt wordt, heeft nu een reden. Bijvoorbeeld de extra uren van een steward die twee uur na een wedstrijd nog aanwezig is, omdat er nog mensen aanwezig waren op het terrein, Deze uren kunnen nu makkelijk geaccordeerd worden, zodat er een extra vergoeding betaald kan worden. Als een steward na de wedstrijd gezellig nog een drankje heeft gedronken, waarna de steward pas uitklokt, is dit snel in beeld en wordt er geen extra vergoeding betaald.

Klokken zorgt ook voor een goed inzicht als er tijdens een wedstrijd een ontruiming plaats zou vinden.

WAT ZOU U ANDERE BVO’S ADVISEREN DIE OP ZOEK ZIJN NAAR WORKFORCE MANAGEMENT SOFTWARE?
“Ik adviseer ze om naar Softbrick te gaan en het systeem ook te gaan gebruiken. Wij zijn er erg tevreden over. In het verleden heb ik ook clubs geadviseerd. Het is van belang dat je bij grote clubs, een grote groep vrijwilligers regelt. Je wilt alles goed regelen, het plannen en betalen. Als je nu nog op een hele andere manier aan het plannen bent, dan zou ik dit zeker aanbevelen.”

Meer weten over onze Workforce Management Software oplossingen?