Appels of Peren? Softwarematig ‘fruit’ vergelijk

Auteur: Caroline van Putten

De softwarewereld is volop in beweging, de digitale ontwikkelingen volgen zich razendsnel op net als de marktontwikkelingen. Met de verschuiving van fysiek naar online koopgedrag en de vraag naar steeds snellere leveringen met behoud van dezelfde servicegraad, zijn de meeste bedrijven druk bezig om hierop te anticiperen. Denk daarbij aan onder andere het implementeren van het Lean principe, waarbij alle bedrijfsprocessen onder de loep genomen worden om deze vervolgens te vereenvoudigen en te automatiseren.

Dat is dan vaak ook het moment dat er behoefte ontstaat voor een professionele werktijdregistratie en/of personeelsplanning oplossing die online en real-time, het liefst voorspellend inzicht biedt en meedenkt in het bereiken van de gestelde doelen. De hamvragen zijn; welk type oplossing past er nu echt bij mijn organisatie, welke leveranciers bieden de gevraagde oplossing en hoe maak ik de juiste keuze uit het ruime aanbod? Vanuit onze ruime ervaring met diverse selectietrajecten geven wij u graag een inkijkje in de aspecten die aan bod komen bij een selectietraject.

1.  Wat is het doel?
Prio 1 is het intern overeenkomen van het doel, dit kan bereikt worden doormiddel van het in kaart brengen van ondergenoemde punten:

  • Wat is het hoofddoel? Wat willen we met de toekomstige softwareoplossing bereiken?
  • Wie gaan er werken met de toekomstige softwareoplossing?
  • Hoe wil je de oplossing gaan inzetten? Als tool voor het roosteren van de medewerkers of zal de oplossing organisatie breed ingezet gaan worden en is er juist vraag naar een meer sturende personeelsplanning oplossing?
  • Welke bedrijfsprocessen dienen er in de softwareoplossing te worden ondervangen?
  • Welke bedrijfsregelingen gelden er en dienen er opgenomen te worden in de toekomstige oplossing? Denk daarbij aan de geldende cao-regelingen en de eventuele bedrijfsspecifieke uitzonderingen hierop.
  • Welke andere softwaresystemen heeft mijn organisatie in gebruik en is het wenselijk deze te koppelen aan de toekomstige oplossing doormiddel van interfacing?
  • Wat zijn de sub criteria? Wat zijn de belangrijkste selectiecriteria met betrekking tot een toekomstig partnership met een externe partij en waarom?

Daarnaast is het belangrijk om intern alvast de benodigde capaciteit vrijgemaakt te hebben en in grove lijnen het tijdspad uitgestippeld te hebben, alvorens er uitvraag gedaan wordt bij externe partijen.

2. De werkgroep
Er wordt intern een werkgroep samengesteld. Het is belangrijk dat deze werkgroep samengesteld is uit afdelingsverantwoordelijken vanuit verschillende disciplines waaronder: Personeelszaken, Financiële administratie, Operationele zaken en ICT en er meteen ook een afgezante vanuit de OR betrokken word bij het project. Afhankelijk van het type organisatie kun je de werkgroep verder uitbreiden met: hoofd productie, logistiek of een regiomanager. Dat zorgt voor een breed draagvlak in de organisatie, welke na de implementatie zorgt voor een snellere acceptatie van de gekozen softwareoplossing. Met deze werkgroep ga je na wat de bedrijfsvisie is, wat de gemeenschappelijke delers zijn van de wensen en eisen vanuit de diverse afdelingen/bedrijfslagen en hoe dit vertaald kan worden naar een sluitende softwareoplossing.

3. Hoe selecteer je de best passende oplossing?
Nu komt misschien wel het moeilijkste onderdeel van het selectietraject, het maken van een consistente selectie van potentiële leveranciers. Als de voorgaande vragen door de werkgroep beantwoord en uitgewerkt zijn, wordt deze fase al een stuk eenvoudiger. Wanneer je als organisatie met de werkgroep besloten hebt bijvoorbeeld alleen de werktijd te willen gaan registreren of enkel te willen gaan roosteren, dan is een WFM-oplossing wellicht te uitgebreid en te complex. Wil je juist organisatie breed aan de slag gaan met het bereiken van de meest optimale personeelsinzet en dus kostenbesparing? En verwacht je naast inzicht ook een oplossing die meedenkt om workload en dag sturing mogelijk te maken, dan is een
Workforce Management (WFM) oplossing het meest geschikt. Een deelproces oplossing is in de basis echt een ander soort softwareoplossing dan een personeelsplanning/WFM-oplossing. Om je op weg te helpen hebben we hieronder een grove profielschets gemaakt van beide typen softwareoplossingen:

Deelproces oplossing:
Een deelproces oplossing richt zich enkel op de invulling van een deelproces binnen van een organisatie. Bijvoorbeeld:  Enkel werktijdregistratie of roosteren, er kan dan ook vaak “slechts” een enkel proces worden ondergebracht worden binnen deze oplossing. Een prima oplossing dus wanneer er geen uitgebreide allesomvattende oplossing ten doelen gesteld is.

De WFM/personeelsplanning oplossing:
Een WFM oplossing richt zich juist op het zoveel mogelijk automatiseren van alle bedrijfsprocessen organisatie breed en maakt het mogelijk proactief advies te geven voor de meest optimale inzet van de medewerkers. Dit alles resulterende in meer productiviteit, een hogere omzet en een blijvende kostenreductie!

De conclusie die getrokken kan worden is dat een appel natuurlijk een appel blijft en dat ditzelfde ook voor een peer geldt. Echter bij softwareoplossingen kun je het type oplossing niet aan de buitenkant onderscheiden. Bedenk je dus goed welke doelstellingen je als organisatie wilt behalen en stel kritische vragen intern en extern om er zeker van te zijn dat de oplossing die gekozen wordt ook echt past bij de gestelde korte- en lange termijn doelstellingen. Dit bespaart je organisatie kostbare tijd en onnodige investeringen. De gekozen softwareoplossing zou in staat moeten zijn met je organisatie, de markt en de wensen van de hoofdgebruikers mee te kunnen groeien. Als WFM softwareleverancier uit de Betuwe en kennispartner van selectietrajecten, helpen wij u graag verder met advies over softwarematig fruitvergelijk, zelfs al houdt dit in dat de uitkomst niet altijd een directe samenwerking met ons betekent.